Was Sie bei der Erstellung von Optin- und Kontaktformularen nach der Datenschutz-Grundverordung (DSGVO) wissen und beachten müssen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist da und soll den Schutz personenbezogener Daten europaweit gewährleisten. Optin- und Kontaktformulare sind davon selbstverständlich betroffen. Erfüllen diese nicht die Voraussetzungen der DSGVO drohen Bußgelder von den Aufsichtsbehörden und Abmahnungen von Mitbewerbern. Mit Quick-Formular erstellen Sie ab sofort abmahnsichere Optin- und Kontaktformulare - quick`n safe.

Allgemeine Voraussetzungen für Web-Formulare

Erlaubnisvorbehalt nach der DSGVO
Das wohl wichtigste Prinzip der neuen Datenschutz-Grundverordnung lautet, dass Daten nur dann erhoben werden dürfen, wenn eine Einwilligung oder ein anderer Erlaubnistatbestand vorliegt. Insbesondere beim Aufbau einer Email-Liste zu Werbezwecken ist eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich. Damit die Einwilligung den Anforderungen der DSGVO genügt, sollte sie mittels einer nicht vorausgefüllten Check-Box aktiv bestätigt werden.

Datensparsamkeit bei der Erhebung von Kontaktdaten
Sowohl bei Optin- als auch bei Kontaktformularen ist der wichtigste Bestandteil die Email-Adresse. Sie können auch weitere Daten erheben, sollten dabei allerdings beachten, das bei Newsletter-Angeboten und Anfragen per Email lediglich die Email-Adresse eine Pflichtangabe sein darf. Alle anderen Angaben sollten lediglich optional und nicht verpflichtend sein (auch der Name), es sei denn, sie sind im konkreten Fall elementar erforderlich, um der Zweckerfüllung gerecht zu werden.

Verschlüsselung via SSL/TLS
Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt bei der Verarbeitung von Daten den sogenannten Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit vor. Ziel ist es, Gefahren für Daten durch Dritte abzuwehren. Die Verschlüsselung von Web-Formularen unter Berücksichtigung des Stands der Technik gehört definitiv dazu. Die Verwendung einer Verschlüsselung mit „https“ ist inzwischen weitverbreitet und damit als Standard einzustufen. Eine Verschlüsselung der Daten mittels SSL/TLS ist somit notwendig.

Neu: Einwilligung per Check-Box bei Formularen

Vor allem bei der Erhebung von Email-Adressen zu Werbezwecken bedarf es einer ausdrücklichen Einwilligung durch den Interessenten. Dies kann am einfachsten durch das aktive Setzen eines Check-Box-Häkchens erfolgen. Alte Formulare, die diese Möglichkeiten nicht bieten, sind daher ein Abmahn- und Bußgeldrisiko und sollten schnellstens überarbeitet werden.

Unsere Empfehlung:
Nutzen Sie die Check-Box sowohl bei Optin- als auch bei Kontaktformularen. Die Regelungen der DSGVO sind neu, Gerichtsentscheidungen zu den unterschiedlichsten Auslegungsmöglichkeiten gibt es noch nicht. Die Einwilligung bietet Ihnen Sicherheit. Zudem schaffen Sie durch erhöhte Transparenz mehr Vertrauen zu Ihren Interessenten.

Muster-Einwilligungserklärung nach DSGVO

Quick-Formular bietet Ihnen eine Muster-Einwilligungserklärung. Diese sollten Sie an Ihr individuelles Angebot anpassen. Wichtige Bestandteile der Einwilligung gemäß DSGVO sind neben der Nennung des Verantwortlichen auch der Umfang, Zweck (für den bestimmten Fall möglichst konkret) und Widerruf der Datenverarbeitung (wenn möglich, auch Angaben zur Löschung machen).

Zudem muss ein Link zu Ihrer Datenschutzerklärung gesetzt werden. Für eine informative Entscheidung soll der Interessent wissen, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck von wem verarbeitet werden. ändern Sie dazu einfach den Text der Muster-Einwilligungserklärung.

Nachweis der Einwilligung / Double-Optin

Im Email-Marketing ist die Verwendung des Double-Optin-Verfahrens weitverbreitet. Auch nach der DSGVO ist dies ein bewährtes Mittel, um die Einwilligung des Interessenten im Zweifel nachweisen zu können. Wichtig erscheint uns an dieser Stelle, dass die Einwilligungserklärung in der Bestätigungs-Email noch einmal wiederholt werden sollte, sodass der Interessent auch hier eine informative Entscheidung treffen kann.